47. 和上司交流的技巧

 

这之后的几年,公司改朝换代,人事调动频频发生,我的上司换了一任又一任,最频繁的一年竟换了四位上司,他们大多身居高职,包括Senior VP 甚至公司的CTO。每次换新上司,都要我去自我介绍,我已经把当年G和我们一起整理的敢死队职责牢记在心,见了每位新上司便给他们讲述一遍。那些上司听了都叫好:“太好了,你知道要怎样做,你就去做吧。”他们果然很少管我,放手让我自己做决定。

刚开始我对独立行事不习惯,做过两件傻事。有一次,接到远在中国的同事告急,一家著名中国公司买了我们的软件,却不工作,要敢死队帮忙。知道是自己同胞,而且那个公司我也听说过,我想也不想就答应了。那个软件的专家在英国,我让他火速赶到中国去救急,他很快找到问题并给以解决,中国同事很高兴。可当我的上司收到路费报销单时连连摇头:“派英国的敢死队员到中国救急,不划算,太不划算了。”结果我挨了批评。

还有一次,服务部为一家客户设置我们的软件产品,做来做去做不好,服务部部门经理给我打电话,求我派敢死队帮忙。那家公司离我们不远,我同意了,派了小T去。可小T下了飞机还没出机场,我就接到那个经理的电话:“很抱歉,那家公司已经决定取消这个项目,你让敢死队员回去吧。”后来才知道,我们的软件功能与客户要求根本不是一码事,可销售部为了抢订单,胡乱打保票,服务部上门工作了一段时间,客户知道不可能做好,决定退货。服务部经理怕担责任,才找到敢死队帮忙,其实敢死队就是见到客户,也帮不上忙。

接连受挫,我不得不重新审视自己的决定。以前,这样的救火任务都是由产品总负责人分派给我的,那时的上司们大多在公司工作多年,对公司的条条框框包括客户上诉系统都很熟悉,遇到客户上诉,他们先与有关部门头头们就经济效益技术影响等作全面分析,认为需要敢死队上阵的问题才交给我们,所以我们每次接到任务都有人作后盾,保证每次出征获胜。可这时的领导人有不少是从其他大公司聘来的,对客户上诉系统没有详细了解,听说我可以给他们做挡箭牌,便全权让我作主。作为技术人员,我能接触到的信息很有限,要我自己决定很难保证不出错。

考虑再三,以后再遇到这种情况我会给上司写个Email,把我得到的信息言简意赅地告诉他,向他请示解决办法。可上司是大忙人,有时不给我回复,有时就是回复了也是答非所问。慢慢地,我终于摸到规律,找到了给上司写Email有效的办法。

第一,Email的题目一定要能够引起上司的注意。以前我只把其他部门同事写来的告急Email转发给上司,人家用的题目可能是针对产品某个功能的提问,上司不一定看得明白。我把题目改成:需要你的意见- 某某公司告急。这样效果就好得多,基本每个Email都能得到答复。

第二,内容里先总结写这个Email的原因。比如,服务部告急,某某客户用我们的软件,投产后死机,需要敢死队上门帮忙,请指示。这总结可能只有一行,可没有这行,上司不一定有耐心读下文。

第三,把客户的情况言简意赅写清楚,不光是技术问题,还尽量讲明客户的重要性,比如这是那个地区很有影响的客户,或是新版本使用的第一个客户。

第四,把我的计划写清楚:请哪位敢死队员上阵,需要多少天,路费大约多少,等等。

第五,给上司一定时间做决定,但也告诉他时间紧急,过时不候。一般我会写:我们打算明天下午订机票,如果你不同意,请在明天中午之前告诉我。这样写既给上司足够时间做决定,也不会耽误客户的工作。

这样的Email明确地告诉上司我对客户作了了解,也有能力解决问题,并给了上司一定时间做决定,如果上司没有答复,事后发现我的决定不对,也不会再怪我。

后来我发现上司们对出差费用很敏感,原来由于经济不好,开发部能够支配的经费很紧,大多用在雇员工资上,出差费用少得可怜。于是我要求请我们帮忙的地方部门帮我们付路费,服务部和销售部都有出差经费,他们需要的是我们的技术指导。很快我就发现,如果是他们认为重要的客户,他们会很痛快地帮我们支付路费。而他们不愿支付路费的项目,大多也不值得我们上阵。这样一来,我们节省了开发部的经费,又解决了重要客户的问题,上司们都很满意。

频频更换上司,眼看着一任任高层管理今天你得势,明天他走红,我不得不反思和上司的关系。最初我在大肚子J手下工作时,常把上司的名字挂在口头,参加电话会议时我会自我介绍:我是J的部下。给人打电话时也说:J让我和你联系。那时公司的上上下下都把我看作是大肚子J的人,大肚子J倒台,我自然受牵连。当年迈克为了打击J而抬高我,算是我的幸运,但我的运气不可能老这么好。我不想参与任何政治斗争,就要认清自己的位置:我是技术管理,和任何人无关。所以后来我自我介绍只说:我是某某产品的敢死队长。这样我的名字是和产品相连的,不管谁上台管理这个产品,都需要敢死队长替他们解决客户的问题。

对我来说,当官会遇到政治斗争,就像开车会遇到交通事故,能躲尽量躲,实在躲不过去,就想办法避免或减小损失。如果因为怕交通事故而不开车,岂不是得不偿失。

 






予微 (2012-05-05 06:11:44)

仰望这种当官智慧

木桐白云 (2012-05-05 06:20:15)

在实践中不断总结不断进步是很强的一种能力。

春阳 (2012-05-05 19:44:30)

桑妮有大智慧,不论摆在哪里都能成功。

西山 (2012-05-05 22:59:31)

我的老板也在培训我们写email和工作报告的技巧,感觉收获真的不小。在桑妮这儿又学到些,谢谢分享!

流浪者 (2012-05-06 01:15:54)

把自己的名字与产品联系上,好主意。

天地一弘 (2012-05-06 08:35:02)

敬仰桑妮的做官大智慧。

宣宣 (2012-05-07 02:28:42)

我不得不感叹,在成都,我常常在邮件里收到的死文件,或者是没有正文的邮件,甚至除掉邮件地址其他什么都没有的,有的甚至自动屏蔽了回信等等。这样我通常管他们的“无名信”:!

桑妮 (2012-05-10 15:34:43)

多谢各位好评。和我们一样,老板也是人,他们有自己的职责,到年底会也被他们的老板评定。认清这一点,和老板的交流会容易许多,只要尽力帮助老板完成他们的职责,他们就会认同我们的工作。